15 nov. 2016

Nuevo riesgo de compliance laboral: registro obligatorio de la jornada de trabajo

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por Iván Magadalena Souto

Tras la aprobación del Real Decreto 16/2013 de 20 de diciembre sobre Medidas para Favorecer La Contratación Estable y Mejorar la Empleabilidad de los Trabajadores, se estableció la obligatoriedad para las empresas del registro de la jornada laboral de los trabajadores a tiempo parcial.

Registro jornada trabajo

Hasta el momento, la obligación del control y registro horario por parte de las empresas sólo se exigía en los casos de los contratos a tiempo parcial. Distinto escenario encontrábamos para los contratos a tiempo completo, en los que en la práctica, únicamente se exigía un control para el caso en que se realizasen horas extraordinarias, ya que se venía interpretando que el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, cuya redacción es la siguiente, "a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente", era únicamente aplicable para los casos en los que se realizaban horas extraordinarias.

No obstante, a raíz de recientes sentencias dictadas por la Audiencia Nacional la obligación de registro se ha hecho extensible a todos los trabajadores, cualquiera que sea la jornada de su contrato, a tiempo completo o parcial. Por lo tanto, la empresa deberá llevar un registro exhaustivo de todos sus trabajadores, con independencia del tipo de jornada, o de la realización de horas extraordinarias, convirtiéndose en un nuevo riesgo de compliance laboral ante posibles incumplimientos normativos en esta materia.

Sin duda, la pretensión de esta medida es poder comprobar el adecuado cumplimiento de los horarios pactados, ya sea mediante el convenio sectorial o a través de los pactos de empresa que sean de aplicación. Las empresas, además, han de entregar a cada trabajador la información que le competa sobre dicho registro, totalizando la información que corresponda en el período fijado para el abono de las retribuciones, proporcionando de este modo al trabajador un medio de prueba documental que facilite la acreditación, de otra parte siempre difícil, de la realización de horas extraordinarias, cuya probanza le incumbe.

En su sentencia de 6 de mayo de 2016, la Audiencia Nacional ha confirmado su doctrina previa establecida en las sentencias de 4 de diciembre de 2015 y de 19 de febrero de 2016, así como la ya fijada por el Tribunal Supremo, en relación con la obligación de la empresas de establecer un sistema de registro de la jornada diaria efectiva que permita conocer no sólo la realización de las horas extraordinarias, en su caso, sino también la duración de la jornada ordinaria.

Nos encontramos ante una mayor necesidad de información fruto de los distintos sistemas de jornadas vigentes en la actualidad: jornada flexible, distribución irregular, extensiones de jornada, reducciones de jornada... que hacen más necesario que los controles que se han venido haciendo por las empresas, lleguen al trabajador.

En consecuencia, señala la Audiencia Nacional, que:

  • Las empresas están obligadas a llevar a cabo un registro diario de las horas que realice cada empleado con independencia de su tipo de contrato, a fin de poder asegurar el control de las horas extraordinarias, y ello incluso en aquellas empresas en las que no se hagan horas extraordinarias.
  • Las empresas deberán implantar sistemas de control para elaborar y gestionar el registro de la jornada laboral.

Toda esta situación ha provocado que el Plan de Control 2016 de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social haya endurecido los controles y esté incrementando sus actuaciones en la revisión del cumplimiento del registro de jornada de los trabajadores tanto a tiempo parcial como a tiempo completo, pretendiendo de esta manera evitar el fraude en la realización de horas extraordinarias.

¿De qué forma se puede controlar por parte de las empresas la jornada de los trabajadores?

Registro jornada trabajo

En la Sentencia núm. 207/2015 de 4 de diciembre de 2015 se menciona la existencia de una multiplicidad de instrumentos para poder llevar a cabo el registro diario de la jornada. El legislador, si bien exige dicho control, no entra a valorar la forma mediante la que debe llevarse a cabo, por lo que el registro diario de jornada podrá instrumentarse de múltiples maneras, dejando relativa libertad empresarial para decidir aquella herramienta que se considere más adecuada, fiable, segura, útil y efectiva para el fin requerido. En este sentido, encontramos diversos sistemas de registro ya sean manuales o informáticos:

  • En los registros manuales, el trabajador deberá firmar la hora de entrada y salida haciendo constar datos como nombre y apellidos, jornada específica, detalle de las horas laborales realizadas por cada día de trabajo, firma diaria del trabajador y firma del representante legal de la empresa.
  • Los registros electrónicos o informáticos son cada vez más comunes, ya que permiten un control seguro de la jornada real del trabajador con un riesgo de manipulación menor, contando con la ventaja de la fiabilidad de los datos recogidos en el sistema para la acreditación de las horas efectivamente trabajadas. Dentro de los registros electrónicos o informáticos se encuentran, entre otros, los sistemas de control de presencia, fichajes, tarjetas, huellas y medios telemáticos que permiten llevar a cabo el registro de empleados.

Los registros deberán conservarse durante el plazo legalmente establecido de cuatro años. Además, debido al carácter de los datos, dichos sistemas deberán cumplir con las obligaciones en materia de protección de datos.

En lo que respecta al incumplimiento de las medidas de registro por parte de la empresa, en caso de incumplimiento de la obligación de registro de la jornada diaria la Inspección de Trabajo podría extender acta de infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas a partir desde 626€ hasta los 6.250€, así como actas de liquidación en aquellos casos en los que de dicha situación se desprendiese supuestos de infracotización, sin perjuicio de otras sanciones por infracciones cometidas, en su caso, por superación del límite máximo de 80 horas extraordinarias anuales, realización de horas extraordinarias no declaradas o no remuneración correcta de las mismas.

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